Crisisplan Opstellen & Besluitvormingsdocumentatie

Een crisisplan opstellen vraagt om helderheid van rollen, besluitvormingslijnen en communicatie die standhoudt onder druk.

Een crisisplan werkt alleen wanneer het begrijpelijk, toepasbaar en gedragen is in de organisatie.

Veel organisaties beschikken over uitgebreide protocollen, maar ontdekken in een incident dat deze niet houvast bieden wanneer de druk toeneemt of tijd ontbreekt om te zoeken en interpreteren.

Wij ontwikkelen praktische crisisplannen, rolkaarten, overlegstructuren en besluitvormingslijnen die niet alleen voldoen aan normen (o.a. ISO 22301), maar vooral werkbaar zijn in de realiteit van uw organisatie.

Documentatie die mensen helpt te handelen, niet plannen die in een map blijven liggen.

Waarom organisaties ondersteuning zoeken bij crisisplanning

In hedendaagse crisissituaties is de uitdaging:
– Informatie is onvolledig
– Gebeurtenissen ontwikkelen zich sneller dan besluitvorming
– Betrokken teams zijn niet dagelijks op elkaar ingespeeld
– Communicatie en beeldvorming beïnvloeden de reputatie en respons

Daarom moet documentatie:
– Kort, duidelijk en direct toepasbaar zijn
– Gedrag en samenwerking onder druk ondersteunen
– Niet alleen protocollen beschrijven, maar besluitvormingsprocessen begeleiden

Wij ontwerpen plannen die gedragsgericht zijn, niet alleen procedureel.

“Goede voorbereiding is geen overbodige luxe, maar een strategische verantwoordelijkheid.”

Erik F.A. Gmelig Meyling, MSc
Founder & Lead Trainer, Nederlandse Academie voor Crisismanagement

Voor Wie

Onze ondersteuning bij crisisplannen en besluitvormingsdocumentatie is bedoeld voor organisaties
die continuïteit, veiligheid, reputatie of publieke verantwoordelijkheid dragen.
Dat betekent dat plannen niet alleen op papier moeten kloppen,
maar daadwerkelijk houvast moeten geven tijdens besluitvorming onder tijdsdruk.

Wij werken voor organisaties in:

Overheid & Publieke Dienstverlening
Ministeries, gemeenten, provincies, veiligheidsdomein, uitvoeringsorganisaties.
Zorg & Gezondheidssystemen
Ziekenhuizen, GGZ-instellingen, acute zorg, farmaceutische ketens.
Onderwijs & Kennisinstellingen
Universiteiten, hogescholen en onderwijsinstellingen met maatschappelijke continuïteit.
Energie, Water & Vitale Infrastructuur
Netbeheerders, waterbedrijven, transport- en netwerkoperators.
Industrie, Logistiek en Havens
Organisaties waar verstoring impact heeft op ketens, veiligheid en samenleving.
Midden- en Grootbedrijf / MKB+
Organisaties die afhankelijk zijn van stabiliteit, reputatie en operationele continuïteit.

Wat Wij Leveren

Wij ontwikkelen documentatie die niet alleen voldoet aan normering, maar vooral werkbaar is onder druk.
Geen lange handboeken, maar hanteerbare, begrijpelijke en direct inzetbare instrumenten.

01

Crisisplan (Kernplan)

Een compact, logisch gestructureerd plan dat binnen 60 seconden duidelijk maakt:
– Wanneer een situatie als crisis wordt beschouwd
– Welke teams worden geactiveerd, in welke volgorde
– Hoe escalatie en opschaling verlopen
– Wie verantwoordelijk is voor besluitvorming
– Welke overlegstructuur wordt gevolgd

Geen 80-pagina’s plan dat niemand leest, maar een werkdocument dat mensen gebruiken wanneer spanning oploopt.

aanvragen

02

Rollen- en Besluitvormingskaarten

Visuele kaarten die direct duidelijk maken:
– Welke rol leiding neemt
– Wie faciliteert het overleg
– Wie informatie verzamelt en duidt
– Wie communiceert naar wie
– Welke beslissingen verplicht worden vastgelegd

Deze kaarten zijn tijdens het incident op tafel, niet in een map.

aanvragen

03

Communicatie & Woordvoeringslijn

Begrijpelijke richtlijnen en formats voor:
– Interne updates aan medewerkers en stakeholders
– Externe communicatie richting partners, pers en publiek
– Omgaan met onzekerheid, beperkte informatie en geruchten
– Respons op sociale media & desinformatie

Doel: één lijn, één boodschap, één regiepunt.

aanvragen

04

Scenario-formats en Overlegtemplates

Praktische hulpmiddelen die het overleg zelf rustig en kort houden:
– crisisteam-overlegagenda (10–20 minuten cycli)
– Besliskaarten (voor snelle besluitvorming)
-Overdrachtsformulieren voor ploegenwisseling
– Documentatie voor verslaglegging en verantwoording

Hiermee wordt besluitvorming herhaalbaar en navolgbaar.

aanvragen

05

Implementatie & Introductie

Een plan werkt alleen wanneer mensen weten wat erin staat.
Daarom begeleiden wij:
– Introductie aan bestuur, crisisteam en communicatie
– Oefening in het gebruik van rolkaarten en overlegstructuren
– Borging in interne governance & rapportagelijnen

Het resultaat is geen document, maar verankerde handelingsvaardigheid.

aanvragen

Onze Werkwijze

Onze aanpak begint altijd met begrip voor de realiteit van de organisatie. Geen standaard formats of sjablonen, maar documentatie die aansluit op cultuur, governance, verantwoordelijkheden en besluitvormingssnelheid binnen uw organisatie.

We werken in vier samenhangende stappen, telkens met het doel om documentatie te maken die direct toepasbaar is in een situatie met spanning, onzekerheid of tijdsdruk.

1. Begrijpen van context, risico’s en dynamiek
Elke organisatie functioneert binnen een eigen bestuurlijke en operationele werkelijkheid.

We starten daarom met gesprekken met bestuur, crisisteam, communicatie en eventueel relevante partners.

Daarin onderzoeken we:
– Waar de organisatie verantwoordelijkheden draagt.
– Welke situaties het meest waarschijnlijk en impactvol zijn.
– Hoe de communicatie- en besluitvormingscultuur werkt.
– Welke governance- en escalatielijnen in de praktijk gelden.

Doel: Geen theoretisch plan, maar documentatie die past bij hoe de organisatie werkelijk werkt.

2. Analyse van bestaande structuren en gedrag onder druk
De meeste organisaties hébben documentatie; de vraag is of die:
– Wordt gevonden wanneer het nodig is.
– Begrepen wordt onder spanning.
– Handelingsvermogen ondersteunt of juist belemmert.

We beoordelen welke elementen behouden kunnen worden en waar eenvoud, helderheid of structuur ontbreekt.

Hierbij kijken we niet alleen naar documenten, maar ook naar gedrag:
– Hoe besluiten worden genomen
– Hoe informatie wordt gedeeld
– Hoe verantwoordelijkheid wordt ervaren

Doel: versterken van bewezen werkende elementen en reduceren van documentatie of processen die de besluitvorming vertragen, onduidelijk maken of belemmeren op kritieke momenten.

3. Ontwerp van crisisstructuur, rolverdeling en besluitvormingsproces
Daarna ontwerpen we de praktische kern:
– hoe een crisis wordt herkend en geclassificeerd
– wie welke rol speelt in welke fase
– hoe overlegcycli verlopen onder tijdsdruk
– hoe beslissingen snel en navolgbaar worden vastgelegd
– hoe interne en externe communicatie wordt afgestemd

We schrijven documentatie kort, functioneel en begrijpelijk, zodat een team binnen 30 seconden begrijpt wat te doen wanneer de druk oploopt.
– Geen lange handboeken.
– Geen juridische taal.
– Geen onnodige complexiteit.

Doel: documenten die rust en richting geven, niet extra spanning.

4. Introductie & levende toepassing
Een crisisplan heeft alleen waarde als mensen het zelfverzekerd kunnen gebruiken.

Daarom begeleiden we:
– Uitleg aan crisisteam en bestuur.
– Oefening van rolkaarten en overlegstructuur.
– Verankering in bestaande overlegmomenten en governance.

optioneel: realistische oefencasus om het proces te ervaren

Zo wordt het plan geen document in een map, maar een gedeelde werkwijze.

Doel: handelingsbekwaamheid, niet alleen kennis.

In essentie:
Wij ontwikkelen plannen die onder druk rust, duidelijkheid en besluitkracht geven, omdat mensen nooit zoeken in documenten wanneer de spanning toeneemt. Ze handelen op basis van richting, eenvoud en vertrouwen.

Plan een kennismaking

Resultaat voor de organisatie

Een goed crisisplan en duidelijke besluitvormingsstructuur brengen rust en houvast wanneer de druk toeneemt.
Het resultaat is niet alleen betere documenten, maar een organisatie die zekerder, voorspelbaarder en besluitvaardiger handelt tijdens incidenten.

01

Snellere en bewustere besluitvorming

Teams weten hoe ze besluiten nemen wanneer informatie onvolledig is.

Crisisteams raken minder verstrikt in analyse of afstemming, maar bewegen gericht en met helder mandaat.

Effect: Minder vertraging, overzicht bij onzekerheid, helder leiderschap.

02

Voorspelbare samenwerking in crisissituaties

Besluiten worden sneller en consistenter genomen wanneer iedereen begrijpt:

– Wie besluit
– Wie communiceert- Wie uitvoert
– En in welke volgorde

Effect: Minder vertraging, twijfel en terugtrekken van verantwoordelijkheid.

03

Consistente interne en externe communicatie

Communicatie is niet langer afhankelijk van improvisatie of individuele stijl.
Er ontstaat één lijn, één boodschap, één ritme.

Effect: Minder ruis, minder interne onrust, versterkt vertrouwen.

04

Minder afhankelijkheid van één of enkele sleutelfiguren

Doordat rolkaarten, besluitlijnen en overlegstructuren helder zijn, blijft de organisatie in staat om te handelen, ook bij afwezigheid of uitval van individuen.

Effect: Continuïteit en paraatheid worden gedeeld vermogen, geen persoonlijke vaardigheid.

05

Begrijpelijke documentatie die onder druk echt gebruikt wordt

Het plan is niet geschreven voor auditors, maar voor mensen die onder spanning moeten handelen.
– Geen lange handboeken
– Geen juridisch jargon
– Geen zoekwerk onder tijdsdruk

Effect: Medewerkers ervaren houvast en rust, niet extra belasting.

06

Versterking van crisisbewustzijn en professionele houding

Door het proces van ontwerp + introductie + toepassing groeit:
– Alertheid op risicosignalen
– Professioneel gedrag onder druk
– Veiligheid in samenwerking

Effect: de organisatie ontwikkelt stabiele handelingsreflexen, geen incidentele routines.

Plan een kennismaking

Wat Organisaties Over Ons Zeggen

Ervaringen uit bestuur, crisiscommunicatie, operations, veiligheid & publieke dienstverlening.

Crisisplannen & Besluitvormingsdocumentatie

“De oefeningen en scenario’s waren realistisch, uitdagend en direct toepasbaar. Vooral de evaluatie achteraf gaf scherp inzicht in verbeterpunten die we anders nooit hadden gezien.”

P. JANSENSenior Adviseur Crisisvoorbereiding, Rijksoverheid

“De Nederlandse Academie voor Crisismanagement heeft ons crisisteam geholpen om onder hoge druk sneller en met meer duidelijkheid beslissingen te nemen. De gezamenlijke taal en structuur die we nu gebruiken maakt direct verschil in de praktijk.”

M. de VriesDirecteur Publieke Veiligheid, Gemeente Westerkwartier

“De training gaf ons woordvoerders rust, structuur en taal om ook in complexe situaties helder en geloofwaardig te communiceren.”

R. JacobsCommunicatiemanager, Landelijke Omroep

“De aanpak is praktisch, mensgericht en stevig onderbouwd. We hebben concreet betere crisisprocessen én meer vertrouwen in het team..”

O. van DijkHead of Operations, KPN

Veel Gestelde Vragen (FAQ)

Moeten we al een crisisteam of bestaande plannen hebben voordat we hiermee starten?

Nee.
Sommige organisaties beginnen zonder bestaande structuur, anderen hebben meerdere documenten die niet goed werken in de praktijk. Wij sluiten aan bij de huidige situatie, versterken wat effectief is en vereenvoudigen wat besluitvorming onder druk belemmert.

Kunnen jullie bestaande crisisplannen herschrijven in plaats van nieuwe te maken?

Ja.
In de meeste gevallen is herontwerp effectiever dan volledig opnieuw beginnen.
Wij behouden de elementen die waardevol zijn, en maken documentatie korter, duidelijker en toepasbaar onder tijdsdruk.

Werken jullie volgens ISO 22301 en governance-normen?

Ja.
We ontwikkelen documentatie die:
aansluit op ISO 22301 (Business Continuity Management)
bestuurlijke verantwoordingslijnen respecteert
past binnen bestaande compliance- en auditstructuren
Zonder dat het plan daardoor zwaarder of bureaucratischer wordt.

Hoe zorgen jullie dat het plan niet “in een map belandt en vergeten wordt”?

Door het plan kort, begrijpelijk en direct toepasbaar te maken, en door het te introduceren bij de mensen die ermee moeten werken. We begeleiden rolkaarten, overlegstructuren en scenario-ritmes in de praktijk. Zo wordt het een levende werkwijze, geen document.

Kunnen de plannen in meerdere talen worden opgeleverd?

Ja, standaard mogelijk in:
Nederlands
Engels
Duits
Voor internationale of grensoverschrijdende teams kan documentatie ook tweetalig worden opgesteld.

Is training noodzakelijk nadat het plan is ontwikkeld?

Niet verplicht, maar wél sterk aan te raden.
Een goed plan geeft houvast, maar effectief handelen onder druk ontstaat door ervaring en oefening.
Daarom kiezen veel organisaties voor een kort realistisch oefenscenario na implementatie.

Hoe lang duurt een traject gemiddeld?

Afhankelijk van omvang en complexiteit:
Compacte organisaties / één crisisteam: 2–4 weken
Grotere organisaties of meerdere kernlocaties: 4–8 weken
Bij spoedsituaties of lopende risico’s kan het proces versneld worden uitgevoerd.

Kunnen jullie samenwerken met interne communicatie- of veiligheidsteams?

Ja, dat is zelfs wenselijk.
Wij brengen structuur en houvast; interne teams zorgen voor continuïteit en cultuur.
Samen ontstaat een plan dat past en blijft werken.