De meeste organisaties beginnen een oefening bij het begin van het plan: de melding komt binnen, het team wordt gealarmeerd, de eerste vergadering start. Dat is prettig om te doen en het toetst vooral wat al werkt. U kunt uw crisisplan toetsen met een scenario dat daadwerkelijk iets oplevert door het om te draaien: begin bij één besluit – het besluit waar de meeste mensen iets van moeten vinden.

Hieronder staat een tabletop van negentig minuten. Geen simulatiedag, geen acteurs, geen techniek: een vergaderruimte, het plan op tafel, drie injects en twee waarnemers. De opzet is bewust klein, omdat een oefening die in een bestaand overleg past ook daadwerkelijk doorgaat.

Kies het besluit dat u als eerste toetst

Er zijn twee bruikbare selectiecriteria. Het eerste: kies het besluit met de meeste eigenaren. Als bij “uitwijken naar een andere locatie” zowel de operatie, de directie, IT als de klantenservice iets te zeggen heeft, is dat precies het besluit dat in het echt blijft hangen. Het tweede criterium: kies het besluit dat niemand wil nemen – het stilleggen van een dienst, het informeren van klanten voordat alles bekend is, het inschakelen van een externe partij. Weerstand bij het kiezen van een oefenonderwerp is meestal een aanwijzing dat u goed zit.

Kies er één. Een oefening van negentig minuten die drie besluiten aanstipt, levert drie halve antwoorden op. Eén besluit dat u helemaal uitwerkt, levert een aanpassing in het plan op die ook echt wordt doorgevoerd.

Toets het besluit, niet de beschrijving

Dit is de regel die de hele opzet draagt. Het is verleidelijk om tijdens een tabletop te toetsen of de tekst van het plan klopt: staat de juiste rol erin, is de telefoonlijst actueel, klopt de volgorde van de stappen. Dat is tekstredactie, geen oefening.

Toets het besluit, niet de beschrijving. Concreet betekent dat: u legt de situatie voor en vraagt wie nu iets besluit, op grond waarvan en binnen welke termijn. Of dat overeenkomt met het plan, stelt u pas daarna vast. Loopt het anders dan beschreven, dan is dat de interessantste uitkomst van de ochtend – want dan weet u nu welk deel van het document onder druk niet wordt gebruikt. Waarom een plan dat nooit op deze manier is beproefd schijnzekerheid geeft, leest u in waarom een ongetest crisisplan schijnzekerheid geeft.

Crisisplan toetsen met een scenario: drie injects

De volgende injects zijn fictief en dienen alleen als voorbeeld; vervang de applicatie, de locaties en de toezichthouder door die van uzelf. U leest ze voor op het genoemde tijdstip in de oefening, zonder toelichting.

di 06:40 – Kernapplicatie onbereikbaar, oorzaak onbekend. Gespreksvragen: wie stelt vast dat dit een verstoring is en geen storing? Op welk moment schaalt u op, en wie besluit dat? Wat doet u als de oorzaak om 08:00 nog steeds onbekend is?
di 08:15 – Twee locaties melden achterstand, klanten vragen ernaar. Gespreksvragen: wie besluit of klanten actief worden geïnformeerd en met welke boodschap? Wie geeft daar akkoord op? Welke informatie heeft u echt nodig voordat u dat besluit neemt?
di 09:30 – Eerste persvraag, tegelijk een vraag van de toezichthouder. Gespreksvragen: wie beantwoordt welke vraag, en in welke volgorde? Wie besluit wat er wel en niet wordt gezegd? Verandert dit iets aan het besluit van 08:15?

Plan ongeveer twintig minuten per inject en houd een half uur over voor de nabespreking. Laat het team hardop redeneren; de voorzitter van de oefening vraagt door op “dan overleggen we even” en “dan kijken we ernaar” tot er een naam en een tijdstip vallen.

Wat de waarnemers noteren

Twee waarnemers zijn genoeg, mits zij weten waar ze op letten. Geef ze geen open observatieformulier, maar vier vaste punten per besluit:

Wie nam het besluit feitelijk – niet wie volgens het plan bevoegd is, maar wie het in de ruimte uitsprak.
Hoeveel tijd verstreek tussen het voorlezen van de inject en het moment waarop het besluit viel.
Welke informatie werd gevraagd en of het wachten daarop het besluit heeft vertraagd.
Werd het besluit vastgelegd, door wie en waar – en zo nee, wanneer merkte iemand dat op.

Deze vier punten leveren feiten op in plaats van indrukken. In de nabespreking bespreekt u ze in dezelfde volgorde, zodat het gesprek over het proces gaat en niet over personen.

Hoe u het plan daarna aanpast

Sluit de negentig minuten af met maximaal drie aanpassingen, elk met een eigenaar en een datum. In de praktijk zijn het bijna altijd dezelfde soorten: een trigger die van “indien nodig” naar een concreet criterium gaat, een mandaat dat een grens krijgt, of een vindplaats voor de vastlegging die voor het eerst wordt benoemd.

Schrijf de aanpassing meteen in de taal van het plan op, niet als leerpunt. “Communicatie eerder betrekken” verdwijnt; “besluit over klantinformatie ligt bij de operationeel manager, uiterlijk twee uur na vaststelling van de verstoring” wordt een regel. Hoe u die vertaalslag structureel organiseert, staat in leerpunten na een oefening omzetten in besluiten.

Volgende stap: uw eigen besluit, uw eigen scenario

Wilt u deze opzet met uw eigen besluiten en uw eigen processen uitvoeren? Wij stellen samen met organisaties vast welk besluit als eerste getoetst moet worden, bouwen de injects op uw situatie en verwerken de uitkomst in het document – als onderdeel van crisisplannen en besluitvormingsdocumentatie. Neem contact op om te bespreken welk besluit bij u bovenaan staat.

Veelgestelde vragen

Moet de directie erbij zijn?

Bij een besluit dat bij de directie ligt wel, anders wordt het een gesprek over wat zij vermoedelijk zou vinden. Is dat niet haalbaar, laat dan iemand met mandaat aanschuiven en noteer expliciet dat dit een aanname was.

Negentig minuten lijkt kort. Is dat genoeg?

Voor één besluit wel. De beperking is juist de kracht: een korte oefening past in een bestaande agenda, gaat daardoor door en kan een paar keer per jaar worden herhaald met een ander besluit.

Hoe vaak herhalen we dit?

Een werkbaar ritme is elk kwartaal één besluit, waarbij u begint bij het besluit met de meeste eigenaren en daarna afdaalt. Na een jaar heeft u de belangrijkste beslismomenten van uw plan een keer onder druk gezien.