Incompany crisistraining inkopen: 6 toetsvragen vooraf

Een voorbeeld: bij inkoop liggen drie offertes voor een crisistraining. De bedragen liggen dicht bij elkaar, de looptijd is vergelijkbaar en alle drie de aanbieders maken een degelijke indruk. Bij nader inzien blijkt de eerste aanbieder een scenario te bouwen op basis van uw eigen processen, gebruikt de tweede een standaardcasus uit de eigen bibliotheek en levert de derde alleen de trainingsdag, zonder observatie en zonder verslag. Wie in die situatie de dagtarieven naast elkaar legt, vergelijkt drie verschillende producten. Incompany crisistraining inkopen begint daarom niet bij het vergelijken van prijzen, maar bij het vaststellen van wat de organisatie na afloop beter moet kunnen.

Zes toetsvragen helpen daarbij. U beantwoordt ze eerst zelf, u legt ze vervolgens aan elke aanbieder voor, en pas daarna zet u de aanbiedingen naast elkaar. Hieronder vindt u de zes vragen, wat een vaag antwoord erover zegt en hoe u ze in uw aanvraag verwerkt.

Waarom drie offertes zelden hetzelfde aanbieden

Een crisistraining is geen product met een vaste inhoud. Wat de ene aanbieder een oefening noemt, is bij de andere een plenaire toelichting met een korte casus. Het verschil zit zelden in de trainingsdag zelf, maar in alles eromheen: het voorgesprek, de scenario-ontwikkeling, de manier van observeren, de evaluatie en de vraag of er achteraf iets op papier komt.

Omdat die onderdelen niet altijd expliciet in een offerte staan, valt het verschil pas op als de training voorbij is. De crisiscoördinator constateert dan dat er geen bruikbare verbeterlijst ligt, terwijl inkoop de opdracht netjes binnen kader heeft gegund. Beiden hebben gedaan wat van hen werd gevraagd. Wat ontbrak, was een gedeelde beschrijving van het gewenste resultaat.

Incompany crisistraining inkopen: zes toetsvragen vooraf

1. Welke besluiten moeten na de training beter gaan?
2. Wie doet mee – en wie beslist in het echt?
3. Met welk scenario oefenen we – uit onze eigen processen?
4. Hoe wordt geobserveerd en geëvalueerd?
5. Wat ligt er daarna op papier?
6. Wie is eigenaar van de opvolging?

De vragen zijn bewust in gewone taal gesteld. U kunt ze letterlijk in uw aanvraag opnemen en aan elke aanbieder vragen om er in de offerte antwoord op te geven.

Wat het antwoord van een aanbieder u vertelt

Vraag 1 – welke besluiten moeten beter gaan? In een goede offerte ziet u deze vraag terug als leerdoel dat in gedrag is geformuleerd: sneller opschalen, eerder een woordvoerderslijn kiezen, duidelijker mandaat nemen. Een antwoord als ‘bewustwording vergroten’ is geen leerdoel. Het is niet waarneembaar en dus ook niet te evalueren.

Vraag 2 – wie doet mee? De offerte hoort de deelnemerskring te benoemen: het team dat in werkelijkheid beslist, aangevuld met de rollen die aanleveren. Wordt alleen een aantal deelnemers genoemd, dan is het risico groot dat u een groep traint die in het echt niet aan de knoppen zit.

Vraag 3 – met welk scenario? Let op de herkomst van de casus. Komt het scenario uit uw risicoanalyse, uw processen en uw afhankelijkheden, of uit een bestaande bibliotheek? Beide kunnen werken, maar alleen het eerste raakt de besluiten die bij u lastig zijn. Een aanbieder die hier niets over vastlegt, houdt de ruimte om een standaardcasus te gebruiken.

Vraag 4 – hoe wordt geobserveerd? Vraag naar de manier waarop tijdens de oefening wordt gekeken: wie observeert, waarop, en of dat per rol gebeurt. Zonder observatie blijft de evaluatie een rondje meningen. Met observatie krijgt u vast te stellen wat er gebeurde, en niet alleen hoe het voelde.

Vraag 5 – wat ligt er op papier? Hier scheiden de aanbiedingen zich het duidelijkst. Vraag expliciet naar een schriftelijk verslag, een verbeterlijst met eigenaren en termijnen en een levertermijn. ‘Terugkoppeling in de nabespreking’ betekent dat u niets in handen heeft zodra de zaal leeg is.

Vraag 6 – wie is eigenaar van de opvolging? Dit is een vraag aan uzelf, maar de aanbieder kan helpen door een vervolgmoment of hertoets aan te bieden. Is er intern geen eigenaar, dan verdwijnt de verbeterlijst in een map, hoe goed de training ook was.

Voor een breder beeld van wat een oefening moet opleveren, is waarom een ongetest crisisplan schijnzekerheid geeft een nuttige aanvulling. Over de opzet van oefenvormen leest u meer in crisissimulatie en tabletop-oefening: de voorbereiding die echt werkt.

Koop resultaten in, geen trainingsdagen

Dat is het principe waarop de zes vragen rusten: koop resultaten in, geen trainingsdagen. Een dag is een eenheid van inspanning, geen eenheid van opbrengst. Twee aanbieders kunnen exact dezelfde inspanning leveren en toch een volstrekt ander resultaat achterlaten.

Praktisch betekent dit dat u in uw aanvraag beschrijft wat u na afloop in handen wilt hebben, en niet hoeveel uur er in de zaal wordt doorgebracht. Laat de aanbieder vervolgens zelf bepalen hoeveel voorbereiding, begeleiding en nazorg daarvoor nodig is. Dat maakt de aanbiedingen niet identiek, maar wel inhoudelijk vergelijkbaar: u ziet direct wie meer of minder bereik in de prijs heeft opgenomen.

De toetsvragen in uw aanvraag verwerken

• Zet de zes vragen als vaste rubrieken in de uitvraag en vraag elke aanbieder ze in dezelfde volgorde te beantwoorden.
• Vraag om een expliciete lijst van wat niet is inbegrepen, bijvoorbeeld reistijd, extra voorbereidingsdagen, materiaal of licenties voor een oefenplatform.
• Laat varianten apart uitwerken, bijvoorbeeld met en zonder hertoets, zodat u het effect op het bereik ziet en niet alleen op het bedrag.
• Betrek de crisiscoördinator bij de beoordeling van de inhoudelijke antwoorden, terwijl inkoop de voorwaarden bewaakt.
• Leg de antwoorden vast in de opdracht, zodat wat is toegezegd ook geleverd moet worden.

Volgende stap: uw uitvraag scherp krijgen

Wilt u toetsen of uw uitvraag de juiste dingen vraagt? In een incompany crisismanagementtraining werken wij met uw eigen rollen, processen en scenario’s, en spreken we vooraf af wat er na afloop op papier ligt. Zo weet u wat u inkoopt – en kunt u die afspraak ook bij andere aanbieders opvragen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel offertes moet ik opvragen?

Belangrijker dan het aantal is dat elke aanbieder dezelfde uitvraag krijgt. Drie inhoudelijk vergelijkbare aanbiedingen leveren meer op dan vijf aanbiedingen die elk een ander bereik beschrijven. Stuur daarom altijd dezelfde zes vragen mee.

Kan ik de toetsvragen ook gebruiken bij een lopende raamovereenkomst?

Ja. Ook binnen een bestaande overeenkomst bepaalt u per opdracht het bereik. Gebruik de vragen dan bij de opdrachtbevestiging, zodat leerdoel, deelnemerskring en op te leveren stukken per keer vastliggen.

Wie beantwoordt de vragen binnen onze eigen organisatie?

De eerste, tweede en zesde vraag beantwoordt de organisatie zelf, meestal de crisiscoördinator samen met de opdrachtgever. De derde tot en met vijfde vraag legt u voor aan de aanbieders. Inkoop bewaakt dat alle antwoorden in de opdracht terechtkomen.