Wie moet deelnemen aan uw crisisteamoefening?

Een voorbeeld: de oefening staat al maanden in de agenda. Op de ochtend zelf zit de zaal vol – alleen niet met de mensen die in werkelijkheid beslissen. De directeur die het mandaat heeft, zit in het buitenland. De IT-manager heeft een collega gestuurd ‘die het kan aanhoren’. Het hoofd communicatie is er wel, maar de operationeel verantwoordelijke niet. Er wordt een prima dag gedraaid, met een groep die bij een echte crisis niet aan tafel zit.

De vraag wie deelneemt aan een crisisteamoefening lijkt organisatorisch, maar bepaalt de waarde van de hele oefening. Deelnemers van een crisisteamoefening zijn geen publiek: zij oefenen de besluiten die zij in het echt moeten nemen. Hieronder leest u hoe u de deelnemerskring opbouwt, hoe u omgaat met vervangers, directie en afmeldingen, en hoe die kring in de offerte hoort te staan.

Waarom beschikbaarheid de verkeerde selectiegrond is

Deelnemerslijsten ontstaan vaak in omgekeerde volgorde. Eerst wordt een datum geprikt, daarna wordt gekeken wie kan. Wie niet kan, stuurt iemand anders of slaat over. Het resultaat is een groep die is samengesteld op agenda’s in plaats van op verantwoordelijkheid.

Dat heeft twee gevolgen. Ten eerste worden de knelpunten niet zichtbaar: waar in het echt aarzeling ontstaat over mandaat, neemt in de oefening iemand vlot een besluit dat hij normaal niet zou nemen. Ten tweede landt de opbrengst niet. De verbeterpunten zijn geleerd door mensen die ze niet kunnen doorvoeren.

Begin daarom bij de vraag welke besluiten u wilt oefenen. Daaruit volgt vanzelf wie erbij moet zijn – en pas daarna zoekt u de datum.

Deelnemers crisisteamoefening: drie kringen

Een werkbare indeling bestaat uit drie kringen. Benoem ze expliciet, ook in de uitnodiging, zodat iedereen weet in welke rol hij deelneemt.

• Kernteam: beslist. De mensen die bij een echte crisis het besluit nemen: crisiscoördinator, de verantwoordelijke voor de getroffen processen en degene met mandaat over middelen en communicatie naar buiten.
• Schil: levert aan (IT, juridisch, HR, communicatie, operatie). Zij leveren informatie, duiding en uitvoeringskracht, maar nemen het besluit niet. Zij oefenen vooral het tijdig en beknopt aanleveren van wat het kernteam nodig heeft.
• Waarnemers en verslag: leren en leggen vast. Zij nemen niet deel aan het overleg, maar observeren afgesproken punten en leggen besluiten, tijdstippen en knelpunten vast.

De derde kring wordt het vaakst vergeten en is het goedkoopst te organiseren. Zonder waarnemers is de evaluatie een uitwisseling van indrukken; met waarnemers heeft u vastgestelde feiten om op te sturen.

Wie in het echt beslist, oefent mee

Dat is de regel waaraan u elke deelnemerslijst kunt toetsen: wie in het echt beslist, oefent mee. Vervanging door een collega ‘die het kan aanhoren’ voldoet niet aan die regel, want die collega neemt bij een echte crisis het besluit niet.

De regel heeft een consequentie die soms ongemakkelijk is: als een sleutelrol niet kan, is verplaatsen vaak verstandiger dan doorgaan. Dat is geen formaliteit. Een oefening zonder besluitbevoegden toetst hoogstens de informatiestroom, niet de besluitvorming.

Vervangers, directie, groepsgrootte en afmeldingen

Vervangers laten meeoefenen

Elke sleutelrol heeft in het crisisplan een vervanger. Die vervanger hoort minstens één keer zelf te hebben geoefend – bij voorkeur in de rol, en niet als toehoorder. Een praktische werkwijze is om per oefening één of twee rollen bewust door de vervanger te laten invullen, terwijl de eerste rolhouder als waarnemer meekijkt. Zo toetst u meteen of de overdracht en het mandaat kloppen. Meer over rollen en mandaten leest u in crisisteam samenstellen: rollen, taken en mandaten.

Doet de directie mee?

Dat hangt af van het leerdoel. Oefent u de opschaling en de samenwerking binnen het crisisteam, dan kan de directie beter als waarnemer meekijken; haar aanwezigheid aan tafel verandert namelijk het gedrag van de groep. Oefent u besluiten waarvoor de directie zelf mandaat moet geven, dan hoort zij mee te doen – in haar eigen rol, niet als gast.

Werkbare groepsgrootte

Houd het kernteam zo klein als in het echt. Een groep die groter is dan de werkelijke crisisorganisatie, vertraagt de besluitvorming en geeft een vertekend beeld. De schil mag groter zijn, mits die op afroep werkt en niet permanent aan tafel zit. Als u merkt dat deelnemers vooral toehoren, is de groep te groot geworden.

Afmeldingen vlak voor de datum

Spreek vooraf af wat er gebeurt bij een afmelding. Een bruikbare afspraak: valt iemand uit de schil weg, dan gaat de oefening door en neemt een collega die rol over. Valt een kernteamlid weg, dan treedt de aangewezen vervanger aan – en is die er ook niet, dan verplaatst u. Leg deze afspraak vast in de uitnodiging, zodat u op de dag zelf niet hoeft te onderhandelen.

Hoe de deelnemerskring in de offerte hoort te staan

Een aanbieder kan pas goed offreren als hij weet wie er in de zaal zit. Vraag daarom om een offerte waarin staat:

• welke rollen in het kernteam meedoen, benoemd als rol en niet alleen als aantal;
• welke functies in de schil worden betrokken en of zij de hele oefening aanwezig zijn;
• hoeveel waarnemers de aanbieder levert en waarop zij observeren;
• wat er gebeurt als een rol op de dag zelf ontbreekt.

Dat laatste punt onderscheidt aanbiedingen die op papier gelijk lijken. Neem de deelnemerskring op in uw briefing en laat hem terugkomen in de opdracht, zodat er achteraf geen discussie is. Hoe u die briefing opbouwt, beschrijven wij in van leervraag naar een bruikbare trainingsbriefing. Voor een lichtere vorm met een bredere groep kan een crisismanagement workshop voor teams een passend tussenstation zijn.

Volgende stap: oefenen met de mensen die beslissen

Wilt u dat uw oefening de werkelijke besluitvorming raakt? In een crisismanagementtraining stellen wij de deelnemerskring samen op basis van uw eigen rollen, processen en scenario’s – inclusief vervangers en waarnemers – en leggen we vooraf vast wat u na afloop ontvangt.

Veelgestelde vragen

Mogen medewerkers zonder crisisrol meekijken?

Ja, mits als waarnemer met een duidelijke opdracht. Zonder die opdracht wordt meekijken toeschouwen, en dat verandert de sfeer aan tafel. Geef waarnemers een observatiepunt en laat hen hun bevindingen inbrengen in de evaluatie.

Wat als een sleutelrol structureel niet kan deelnemen?

Dan is dat zelf een bevinding. Als een rol die in het crisisplan beslist nooit beschikbaar is om te oefenen, is de vraag gerechtvaardigd of die rol bij een echte crisis wel beschikbaar is. Leg dit vast op de verbeterlijst.

Kunnen deelnemers online meedoen?

Dat kan, en het is realistisch als uw crisisteam in het echt ook deels online werkt. Zorg dan wel dat waarnemers zowel de zaal als het online deel zien, en oefen bewust de momenten waarop informatie tussen beide moet worden gedeeld.