Een voorbeeld: u wilt een crisisplan laten opstellen of laten toetsen en vraagt drie offertes op. De eerste aanbieder levert een sjabloon met invulvelden en een toelichting. De tweede biedt een analyse van uw processen, gesprekken met de betrokken rollen en een invoeringstraject. De derde zit daartussenin. Alle drie heten “crisisplan”. Wat u krijgt, verschilt fundamenteel.

Zonder een expliciete scope koopt u een document in plaats van handelingsvermogen. Dat verschil merkt u niet bij oplevering – een sjabloon oogt compleet en leest prettig – maar pas bij de eerste verstoring, wanneer iemand het plan openslaat en er wel rollen in vindt en geen besluiten.

Wat u eigenlijk inkoopt

Een crisisplan heeft twee lagen. De eerste is beschrijvend: wie zit er in het team, hoe wordt gealarmeerd, welke lijsten horen erbij. Die laag is relatief eenvoudig te leveren en verschilt weinig per organisatie. De tweede laag is de beslislogica: welke besluiten er in een verstoring genomen moeten worden, wie ze neemt, binnen welke grenzen en op welk signaal.

Een plan zonder beslislogica is een adresboek. Het klopt, het is actueel, en het brengt u geen stap verder op het moment dat er iets moet gebeuren. Vraag aanbieders daarom expliciet hoe zij de tweede laag aanpakken – en niet alleen hoe het eindproduct eruitziet.

Crisisplan laten opstellen: zes onderdelen in de scope

Vraag elke aanbieder per onderdeel aan te geven of het is inbegrepen en in welke vorm:

Analyse van de te nemen besluiten – welke besluiten komen in uw processen bij een ernstige verstoring aan de orde, en welke daarvan zijn onomkeerbaar?
Rollen en mandaten met namen – niet alleen functies, maar wie het is, wie vervangt en tot welke grens de rol zonder ruggespraak mag handelen.
Besluitvormingsdocumentatie en vindplaats – hoe besluiten worden vastgelegd, door wie, en waar dat logboek staat.
Afstemming met BCM en communicatie – aansluiting op uw continuïteitsplannen, hersteltijden en woordvoering, zodat er geen tweede werkelijkheid ontstaat.
Invoering met de betrokken rollen – sessies waarin de mensen die het plan gebruiken het ook daadwerkelijk doornemen en aanpassen.
Oefening om het te toetsen – een moment waarop het plan onder druk wordt beproefd, met een verslag als resultaat.

U hoeft niet alle zes af te nemen. Maar u wilt per onderdeel weten of het erin zit, of u het zelf doet, of dat het later als meerwerk terugkomt. Wie de eerste twee onderdelen in eigen huis wil oppakken, vindt de volgorde in ons stappenplan voor het opstellen van een crisisplan.

Welk bewijs u laat opleveren

Spreek vooraf af welke stukken u ontvangt en wanneer. Drie daarvan zijn in vrijwel elk traject zinvol.

Een verslag van de analyse – wat is er bekeken, met wie is gesproken, welke besluiten zijn geïnventariseerd en welke aannames zijn gedaan.
Een verbeterlijst met termijnen – per punt een eigenaar binnen uw organisatie en een datum, niet een algemene aanbevelingenlijst.
Een oefenverslag – wat er tijdens de toets feitelijk gebeurde, welke besluiten vielen en welke niet, en wat dat betekent voor het document.

Deze stukken hebben een dubbele functie. Ze maken de opdracht toetsbaar, en ze vormen later het materiaal waarmee u aan een auditor of aan uw eigen bestuur kunt laten zien dat het plan niet alleen bestaat maar ook is beproefd. Bij beheersnormen als ISO 22301 gaat het vaak precies om dat spoor.

Het verschil met een kant-en-klaar sjabloon

Een sjabloon is niet slecht. Het is een prima startpunt wanneer u nog helemaal geen plan heeft, en het scheelt weken structuurwerk. Het probleem ontstaat wanneer een sjabloon wordt verkocht als eindproduct: de hoofdstukindeling is dan van de aanbieder, de inhoud moet nog door u worden gemaakt, en juist de beslislogica is het deel dat niemand invult.

Vraag bij een sjabloonaanbod daarom door op één punt: wie vult de besluiten, mandaten en termijnen in, en hoeveel uur kost dat uw eigen mensen? Zodra dat antwoord er ligt, wordt het prijsverschil met een begeleid traject inzichtelijk. Let daarbij ook op de aansluiting met uw continuïteitskant; het bredere kader daarvoor staat in onze gids over business continuity management.

Samenwerking met uw juridische en privacykant

Betrek uw juridische afdeling en uw privacyfunctionaris vroeg, niet bij oplevering. Zij beoordelen onder meer welke meldplichten en contractuele verplichtingen er in uw sector spelen, welke partijen formeel betrokken moeten worden en hoe u omgaat met gegevens die in een besluitenlogboek terechtkomen.

Een externe aanbieder kan dat niet voor u bepalen en hoort dat ook niet te doen. Wat een goede aanbieder wel doet, is de plekken in het plan aanwijzen waar een interne toets nodig is en daar ruimte voor laten in de planning. Vraag bij offertes expliciet hoe die afstemming is voorzien en wie daarvoor de agenda bewaakt.

Volgende stap: een voorstel met scope in plaats van een document

Wilt u een voorstel waarin per onderdeel staat wat u krijgt en welk bewijs er wordt opgeleverd? Wij werken met organisaties aan crisisplannen en besluitvormingsdocumentatie: van de analyse van de te nemen besluiten tot de invoering met de rollen die het plan straks gebruiken. Die beschrijving kunt u één op één naast andere aanbiedingen leggen.

Veelgestelde vragen

Kunnen wij het plan niet gewoon zelf schrijven?

Zeker, en veel organisaties doen dat met goed resultaat. Externe hulp is vooral nuttig bij het benoemen van besluiten die intern gevoelig liggen, en bij het doorbreken van aannames die iedereen deelt. Combineer gerust: zelf schrijven, extern laten toetsen.

Hoe lang duurt zo’n traject?

Dat hangt af van de omvang van de scope en vooral van de beschikbaarheid van uw eigen mensen. De analyse en de invoeringssessies vragen tijd van sleutelrollen; laat aanbieders die belasting in uren per rol benoemen, zodat u het realistisch kunt inplannen.

Wat als wij al een plan hebben?

Dan is een toets meestal zinvoller dan een herschrijving. Laat vaststellen welke besluiten ontbreken en welke mandaten geen grens hebben, en beperk het werk tot die punten. Een volledig nieuw document levert zelden meer op dan een gerichte aanvulling.