Een voorbeeld: een organisatie wil een training crisiscommunicatie inkopen en vraagt drie offertes aan. Ze lijken op elkaar: een ervaren trainer, een herkenbare casus, een camera voor de interviewoefening. De keuze valt op de aanbieder met de meest aansprekende casus. Een half jaar later, bij een echte verstoring, loopt de eerste verklaring vast op precies dezelfde plek als voorheen: niemand weet wie mag goedkeuren.

Offertes verschillen namelijk minder in inhoud dan in resultaat. De vraag is of er na afloop alleen kennis is opgedaan, of dat de goedkeuringsroutes, sjablonen en afspraken in uw organisatie werkelijk zijn veranderd. Dat verschil ziet u niet in de programmabeschrijving, maar wel in wat de aanbieder belooft op te leveren.

Training of workshop: kennis of eigen casus

Een eerste onderscheid helpt bij het lezen van offertes. Een training brengt kennis en vaardigheden over: hoe bouwt u een eerste verklaring op, hoe gaat u om met een kritische journalist, welke valkuilen kent woordvoering onder druk. Dat is waardevol, zeker voor nieuwe leden van het crisisteam of voor woordvoerders met weinig ervaring.

Een workshop werkt aan de eigen casus. Deelnemers gebruiken hun eigen plan, hun eigen sjablonen en hun eigen goedkeuringsroute, en passen die tijdens de sessie aan. Het resultaat is niet alleen meer kennis, maar een aangepast document.

Veel organisaties hebben beide nodig, na elkaar of gecombineerd. Het risico zit in de offerte die alleen kennis levert terwijl de vraag over de eigen organisatie ging. Een training waarna de goedkeuringsroutes hetzelfde blijven, was een cursus, geen voorbereiding.

Training crisiscommunicatie inkopen: vijf onderdelen

Een traject dat werkelijk iets verandert, bevat in de regel vijf onderdelen. Ze hoeven niet allemaal in één sessie te zitten, maar ze moeten in de offerte terug te vinden zijn:

Analyse van de bestaande goedkeuringsroutes. Vóór de training wordt vastgesteld wie nu wat goedkeurt, via hoeveel schakels en met welke vervangers. Zonder dat vertrekpunt traint u op een route die in werkelijkheid niet bestaat.
Woordvoeringslijnen en sjablonen voor de eerste verklaring. Er komen bruikbare formuleringen uit: wat we weten, wat nog niet, wanneer we terugkomen. Die sjablonen worden op uw organisatie afgestemd en niet algemeen gehouden.
Gezamenlijke oefening van crisisteam en communicatie. Beide groepen oefenen tegelijk, met een scenario waarin de stand van zaken verandert. Pas dan wordt zichtbaar waar informatie en goedkeuring uiteenlopen.
Woordvoeringstraining onder tijdsdruk. Woordvoerders oefenen met onvolledige informatie en weinig voorbereidingstijd, zoals in werkelijkheid. Een interview met een volledig dossier toetst iets anders.
Verslag met acties en termijnen. Na afloop ligt er een verslag met concrete acties, elk met een eigenaar en een termijn. Dat is het document waarmee u de verbetering kunt volgen.

Ontbreekt een van deze onderdelen in een offerte, vraag dan waarom. Soms is er een goede reden, bijvoorbeeld omdat de analyse al eerder is gedaan. Vaak is het onderdeel simpelweg niet meegenomen.

Welke rollen moeten aanschuiven

Crisiscommunicatie is geen zaak van de communicatieafdeling alleen. De knelpunten zitten juist op de raakvlakken met andere functies. Een training die alleen communicatiemedewerkers bereikt, verbetert hun vaardigheden, maar niet de route. Vier rollen horen er daarom bij:

Communicatie – schrijft, stemt af en publiceert, en moet weten welke stand van zaken geldt.
Crisisteam – levert de bevestigde feiten en moet ervaren hoe snel communicatie die nodig heeft.
Juridisch – toetst, en leert dat binnen een afgesproken termijn te doen in plaats van te herschrijven.
Directie – keurt goed of mandateert, en moet vooraf besluiten wat zonder haar goedkeuring mag.

Niet elke rol hoeft het hele traject te volgen. Een directielid kan bijvoorbeeld aanschuiven bij de gezamenlijke oefening en de bespreking van de goedkeuringsroute. Maar wie in werkelijkheid een schakel in de route is, hoort die route ook te oefenen. Wat een training voor bedrijven verder kan omvatten, leest u in het artikel over crisiscommunicatie training voor bedrijven.

Naar welke resultaten u vraagt

Vraag in de offerte niet alleen naar het programma, maar naar wat u na afloop concreet in handen heeft. Denk aan:

een beschrijving van de goedkeuringsroute vóór en na, met namen en vervangers;
sjablonen voor de eerste verklaring, intern en extern, in uw eigen toon;
observaties uit de gezamenlijke oefening, gekoppeld aan concrete momenten;
een actielijst met eigenaren en termijnen, en een voorstel voor het volgende oefenmoment.

Een aanbieder die deze resultaten niet kan benoemen, levert waarschijnlijk vooral een goede dag. Dat is niet verkeerd, maar het is iets anders dan voorbereiding. Voor woordvoerders geldt bovendien dat herhaling belangrijker is dan één intensieve sessie; meer daarover in ons artikel over crisiscommunicatie training voor woordvoerders.

Offertes vergelijken in drie vragen

Wie meerdere offertes naast elkaar legt, kan ze met drie vragen snel scheiden. Werkt de aanbieder met uw eigen plan en sjablonen, of met een algemene casus? Oefenen crisisteam en communicatie samen, of apart? En wat verandert er aantoonbaar in uw documenten en afspraken? De offerte met de duidelijkste antwoorden is zelden de meest uitgebreide, maar wel de meest bruikbare.

Volgende stap: een traject op uw eigen route

Wilt u een traject dat uw goedkeuringsroutes en sjablonen daadwerkelijk aanpast? Wij verzorgen crisiscommunicatie en woordvoering: van een review van uw communicatie- en responsplan tot gezamenlijke oefeningen en woordvoeringstraining onder tijdsdruk. U houdt er afspraken aan over, niet alleen kennis.

Veelgestelde vragen

Is een algemene training dan zinloos?

Nee. Voor nieuwe medewerkers of woordvoerders zonder ervaring is een training met algemene casussen een goede basis. Het wordt pas een probleem wanneer zo’n training wordt ingezet om een organisatievraag op te lossen, zoals een onduidelijke goedkeuringsroute.

Hoeveel deelnemers zijn zinvol?

Zoveel als nodig is om de route compleet te hebben, en niet meer. Wie in werkelijkheid geen rol heeft in de eerste uren, kan beter in een latere sessie of als waarnemer meedoen.

Moet de directie het hele traject volgen?

Meestal niet. Belangrijk is dat de directie aanwezig is bij de onderdelen waarin over goedkeuring en mandaat wordt besloten, en bij de evaluatie van de gezamenlijke oefening. Daar vallen de besluiten die alleen zij kan nemen.