Een voorbeeld: twee aanbieders offreren een crisisoefening voor hetzelfde team, met vrijwel hetzelfde dagtarief. De eerste rekent daarin een voorgesprek, een scenario dat op uw processen wordt gebouwd, twee waarnemers en een schriftelijk verslag met verbeterlijst. De tweede levert een trainingsdag met een ervaren begeleider en een mondelinge terugkoppeling. Op het offerteformulier zien beide voorstellen er vergelijkbaar uit. In werkelijkheid koopt u twee verschillende dingen. Trainingsaanbiedingen vergelijken gaat daarom niet over het naast elkaar zetten van bedragen, maar over het naast elkaar zetten van bereik.

Zodra duidelijk is welke onderdelen elke aanbieder wel en niet levert, wordt het prijsverschil begrijpelijk – en vaak ook kleiner dan het leek. Hieronder vindt u een checklist, de verborgen posten om naar te vragen en een opzet voor een vergelijking die inkoop kan gebruiken.

Waarom een dagtarief geen vergelijkingsmaat is

Een dagtarief zegt iets over de prijs van aanwezigheid, niet over de opbrengst van een oefening. Het grootste deel van het werk aan een goede crisistraining gebeurt bovendien buiten de trainingsdag: in het voorgesprek, bij het bouwen van het scenario en bij het uitwerken van de observaties.

Dat werk verdwijnt in sommige aanbiedingen in de dagprijs en staat in andere als aparte post. Wie alleen op tarief stuurt, beloont onbedoeld de aanbieder die het minste voorbereidt. En omdat de kwaliteit van een oefening vooral in die voorbereiding zit, is dat een dure besparing.

Trainingsaanbiedingen vergelijken: checklist met zeven onderdelen

Vraag elke aanbieder om per onderdeel aan te geven of het is inbegrepen, en zo ja in welke vorm:

Voorgesprek en behoeftebepaling – wordt er vooraf met u gesproken over leerdoel, rollen en risico’s?
Scenario-ontwikkeling met uw processen – wordt de casus gebouwd op uw eigen processen en afhankelijkheden?
Uitvoering met begeleiding – hoeveel begeleiders zijn aanwezig en wat is hun rol tijdens de oefening?
Observatie per rol – wordt er per rol geobserveerd, en door wie?
Gestructureerde evaluatie – volgens welke opzet wordt nabesproken, en hoe lang duurt dat?
Schriftelijk verslag met verbeterlijst – wat ontvangt u, in welke vorm en wanneer?
Hertoets of vervolgmoment – is er een moment waarop u toetst of de verbeterpunten zijn ingedaald?

Deze zeven onderdelen dekken de hele keten van voorbereiding tot opvolging. Ontbreekt een onderdeel, dan is dat geen diskwalificatie – maar u weet dan dat u het zelf moet organiseren, of dat het later als meerwerk terugkomt.

Vergelijk bereik, geen dagtarieven

Dat is het uitgangspunt van elke bruikbare vergelijking: vergelijk bereik, geen dagtarieven. Praktisch betekent het dat u eerst vaststelt welke van de zeven onderdelen u nodig heeft, en dat u aanbiedingen die minder leveren niet goedkoper noemt maar smaller.

Een tweede gevolg: vul ontbrekende onderdelen in uw vergelijking in met de inspanning die u er zelf voor moet leveren. Als een aanbieder geen verslag oplevert, kost dat uw crisiscoördinator een dag schrijven. Dat is geen theoretische post, want die dag gaat ergens vanaf.

Welke vragen u nog vóór het opvragen van offertes aan uzelf stelt, leest u in incompany crisistraining inkopen: zes toetsvragen vooraf.

Verborgen posten waarnaar u expliciet vraagt

Vraag altijd om een overzicht van wat niet in de prijs zit. In de praktijk gaat het om vier categorieën:

Reis- en verblijfkosten – worden deze doorberekend, en geldt dat ook voor het voorgesprek en een eventuele hertoets?
Voorbereidingsdagen – zit de scenario-ontwikkeling in de dagprijs of wordt die apart berekend, en wat gebeurt er als u het scenario wilt aanpassen?
Materiaal – draaiboeken, rolkaarten, observatieformulieren en de vraag of u die zelf mag hergebruiken voor een volgende oefening.
Licenties voor oefenplatforms – wordt er met een digitaal platform gewerkt, wie betaalt de licentie en voor hoe lang blijft u toegang houden tot de vastgelegde gegevens?

Vraag bij digitale platforms ook wie eigenaar is van de data die tijdens de oefening ontstaan. Dat is zelden een discussiepunt, maar wel iets wat u liever vooraf weet dan achteraf. Of een lichtere opzet volstaat, kunt u afwegen aan de hand van crisissimulatie en tabletop-oefening: de voorbereiding die echt werkt.

Varianten en een vergelijkingsopzet voor inkoop

Aanbieders bieden graag varianten aan: een basisvariant en een uitgebreide versie. Dat is nuttig, mits u de varianten kunt lezen. Vraag daarom om elke variant als compleet pakket te beschrijven, met dezelfde zeven onderdelen, in plaats van als opsomming van meerprijzen. Zo ziet u wat er bij een goedkopere variant wegvalt.

Zet de aanbiedingen daarna om in één overzicht met vaste kolommen. Een werkbare opzet bevat:

een rij per onderdeel uit de checklist, met per aanbieder ‘ja’, ‘nee’ of een korte beschrijving;
een rij met de verborgen posten en of die zijn inbegrepen;
een rij met de op te leveren stukken en de levertermijn;
een rij met de eigen inspanning die elke variant van uw organisatie vraagt;
pas onderaan de totaalprijs per variant.

Die volgorde is bewust. Wie het overzicht van boven naar beneden leest, ziet eerst wat er geleverd wordt en pas daarna wat het kost. Laat de crisiscoördinator de inhoudelijke rijen invullen en inkoop de voorwaarden – zo beoordeelt iedereen waar hij verstand van heeft. Voor aanbiedingen die zich op woordvoering richten, helpt het beeld uit crisiscommunicatie training voor bedrijven bij het inschatten van het bereik.

Volgende stap: een aanbieding die u kunt narekenen

Wilt u een voorstel waarin het bereik expliciet staat? In een crisismanagementtraining beschrijven wij per onderdeel wat u krijgt, werken we met uw eigen rollen, processen en scenario’s en leggen we de op te leveren stukken en termijnen vooraf vast. Die beschrijving kunt u één op één naast andere aanbiedingen leggen.

Veelgestelde vragen

Mogen wij aanbieders vragen hun offerte aan te passen?

Ja. Vraag om een aangepast voorstel op basis van dezelfde zeven onderdelen, zodat de aanbiedingen daarna vergelijkbaar zijn. Geef daarbij aan welke onderdelen u verplicht vindt en welke optioneel.

Hoe beoordelen wij de kwaliteit van de begeleiding?

Vraag naar de rol van de begeleider tijdens de oefening en naar de opzet van de evaluatie. Een kennismakingsgesprek met de persoon die de dag daadwerkelijk begeleidt, zegt meer dan een algemeen profiel in de bijlage.

Is de goedkoopste aanbieding ooit de juiste keuze?

Zeker, als het bereik aansluit bij wat u nodig heeft. Het punt is niet dat duurder beter is, maar dat u pas kunt kiezen als u weet wat elke aanbieding wel en niet bevat.