Wie een oefenscenario locatie-uitval schrijft, begint vaak bij de techniek. Valt de noodstroom op tijd in? Werkt de back-up van het magazijnsysteem? Staan de juiste telefoonnummers in het plan? Dat zijn nuttige vragen, maar meestal hebben de technische dienst en de leverancier daar al een antwoord op. De moeilijkere vraag ligt elders: wat besluit de organisatie als de locatie maar half draait – en wie besluit dat?

Een goed locatiescenario haalt daarom de locatie aan de oefentafel, niet alleen het scenario over de locatie. Toets de overdracht tussen locatie en crisisteam, niet de techniek.

Het eerste besluit dat u toetst

Bij bijna elke locatie-uitval komt er een moment waarop iemand moet kiezen: gaan we door met de dienstverlening, in welke vorm dan ook, of schalen we af? Dat besluit raakt medewerkers, klanten of cliënten en vaak ook andere locaties. In de praktijk blijft het lang liggen, omdat de locatie denkt dat het crisisteam beslist en het crisisteam wacht op informatie van de locatie.

Het besluit dat u als eerste toetst, is daarom: afschalen of doorgaan – wie beslist, met welk situatiebeeld? Niet het antwoord zelf is het belangrijkst, maar de weg ernaartoe. Komt de informatie van de locatie op tijd bij het crisisteam? Is duidelijk wie het besluit neemt? En hoort de locatie het besluit terug?

Het oefenscenario locatie-uitval: drie fictieve injects

Hieronder staat een fictief scenario voor een tabletop met een distributiecentrum of een zorglocatie. Tijden en situatie zijn verzonnen en dienen alleen om het team voor een echte keuze te zetten.

do 05:40 – Stroomstoring op locatie Noord, noodstroom voor de veiligheidssystemen werkt.
do 06:30 – De vroege dienst staat voor de deur, onduidelijk wat wel en niet werkt.
do 08:15 – Twee afnemers vragen naar hun leveringen of afspraken van vandaag.

Het eerste inject maakt duidelijk dat de veiligheidssystemen werken; daar hoeft het team niet over te twijfelen. Het tweede zet druk op de locatie: er staan mensen klaar, maar niemand weet wat ze kunnen doen. Het derde brengt de buitenwereld binnen. Afnemers van een distributiecentrum, of cliënten en verwijzers van een zorglocatie, willen weten waar ze aan toe zijn. Op dat moment moet er een besluit liggen.

Geef bij het tweede inject alleen de informatie die de locatie in werkelijkheid ook zou hebben. Ontbreekt er een overzicht van wat zonder stroom niet werkt, laat dat dan ook in de oefening ontbreken. Dat is vaak het eerste leerpunt.

Wie aan de oefentafel zit

Een locatiescenario zonder de locatie toetst alleen hoe het crisisteam over de locatie denkt. Nodig daarom de mensen uit die in een echte uitval de eerste uren bepalen:

de locatiemanager, die de situatie beoordeelt en besluiten op de locatie uitvoert;
een teamleider van de dienst die het eerst geraakt wordt;
facilitair, voor gebouw, stroom en voorzieningen;
logistiek of zorgcoördinatie, afhankelijk van het type locatie;
communicatie, voor medewerkers, afnemers, cliënten en naasten.

Daarnaast hoort er iemand met mandaat aan tafel, of het crisisteam als geheel. Laat de locatie en het crisisteam bij voorkeur in aparte ruimtes werken, met een vaste lijn ertussen. Zo oefent u ook de overdracht, en niet alleen het gesprek. Hoe u de rollen van spelleiding, observatoren en tegenspelers verdeelt, leest u in wie begeleidt, wie observeert, wie speelt tegen?

Waar observatoren op letten

Observatoren zijn geen scheidsrechters; ze leggen vast wat er gebeurt, met tijdstippen. Geef hen vooraf concrete aandachtspunten:

Wanneer meldt de locatie zich bij het crisisteam, en met welke informatie?
Wordt de vraag ‘afschalen of doorgaan’ expliciet gesteld, en door wie?
Welk situatiebeeld heeft het crisisteam op het moment van besluiten?
Wat doet de vroege dienst in de tussentijd – en wie stuurt hen aan?
Hoe en wanneer hoort de locatie het besluit terug?
Wie spreekt met de afnemers, en is dat afgestemd met de locatie?

Het verschil tussen ‘we hebben het uiteindelijk geregeld’ en ‘om 07:10 besloot de crisiscoördinator, om 07:35 wist de locatie het’ is bij de evaluatie veel waard.

Evalueren en verbeteren

Begin de evaluatie bij het besluit: werd er besloten, door wie en op basis van welk beeld? Vergelijk dat met uw plan. Vaak blijkt dat het mandaat ontbreekt of dat de locatie geen vaste plek heeft in de meldlijn. Bespreek de bevindingen eerst met de deelnemers zelf; zo blijft de evaluatie gericht op leren in plaats van op verantwoording.

Formuleer daarna hooguit vijf acties met een eigenaar en een termijn, en plan meteen een vervolgoefening. Is uw locatie ook afhankelijk van externe partijen, dan vult het oefenscenario leveranciersuitval dit scenario goed aan.

Volgende stap: een scenario voor uw eigen locatie

Een scenario werkt het best als het past bij de echte afhankelijkheden van uw locatie. Wij ontwikkelen realistische oefenscenario’s en simulaties waarin locatie en crisisteam samen oefenen, met injects die passen bij uw distributiecentrum, zorglocatie of vestiging, en met observatie die zich richt op de overdracht.

Veelgestelde vragen

Moet de oefening op de locatie zelf plaatsvinden?

Dat hoeft niet. Een tabletop in een vergaderzaal werkt ook, zolang de locatie aan tafel zit. Op de locatie zelf oefenen maakt de situatie wel tastbaarder en laat zien welke informatie daar werkelijk beschikbaar is.

Waarom niet gewoon de noodstroom testen?

Dat is een technische test en die hoort ook te gebeuren. Maar een werkende noodstroom vertelt u niet wie besluit over de dienstverlening en of de locatie dat besluit op tijd hoort.

Wat als het team geen besluit neemt?

Dan is dat de belangrijkste uitkomst van de oefening. Leg vast waarom het besluit uitbleef: ontbrak er informatie, mandaat of een afgesproken meldlijn? Daar begint uw verbeterplan.